我們常說東西是死的，人是活的。因此我們在使用辦公室檔案文件柜來防止資料的時候也是這樣，同樣的辦公室檔案資料柜被不同的人使用也會有不同的作用，有的人能夠借助它更加好的管理檔案資料，有的人卻沒有起到太多的作用。

我們在使用辦公室檔案文件柜擺放資料的時候，首先要將各種不同的資料進行一下大致的分類。比如說每一個部門的文件放在一起，相同類型的文件在進行細致的分類，這樣當我們需要查找資料的時候就能夠有一個大致的方向。

然后就是控制好每個辦公室檔案文件柜存放的資料重量。有些單位里會有一些比較重的文件，這樣的文件就不能夠放置太多，不然得話重量就很容易超過辦公室檔案文件柜的承重力度。我們可以將重的文件和輕的文件搭配來放，這樣能夠也能夠保證存放的數量更多。

最后一點更重要的就是對放置的文件資料做好標記。辦公室檔案文件資料柜與智能密集架不同，需要我們對放置的文件進行標記，這樣能夠迅速的知道文件的存放位置。同時也能夠給檔案管理人員帶來很大的工作便利，利用率也就更大。

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